How to: inwerken op afstand?

Dat is lekker, heb je een nieuwe werknemer aangenomen, voeren ze net nu de thuiswerkmaatregelen in! Het aannemen en inwerken van nieuwe personeelsleden op afstand kan zo zijn uitdagingen met zich meebrengen. Hoe kun je nu nieuwe medewerkers volledig virtueel inwerken zodat zij vanaf huis zelfstandig aan de slag kunnen? Je bent niet de enige die met dit probleem kampt, vele bedrijven zijn je al voorgegaan. Gebruik deze tips om het inwerken op afstand tot een succes te maken!

Eerste indruk

Een eerste indruk is vaak blijvend en eenmalig. Waarbij deze eerste indruk meestal tijdens een introductiedag gebeurt, is dit met thuiswerken lastig. Begin eerst met een virtueel voorstelrondje, zodat alle collega’s zich kunnen voorstellen aan de nieuwe werknemer. Indien jouw bedrijf veel medewerkers heeft, kan dit worden verspreid over een aantal weken. Socialiteit en collegialiteit tussen collega’s is namelijk ontzettend fijn. Het kan het plezier in de baan vergroten, maar de communicatie kan ook worden verhoogd. Normaliter komen medewerkers elkaar tegen op de werkvloer waarbij zij vaak kleine communicatiemomentjes hebben. Of dit nu werk gerelateerd is of small talk, het is een sociaal contactmoment. Voor nieuwe medewerkers geldt dit niet, waardoor hij of zij op sociaal gebied een achterstand hebben. Betrek een nieuwe medewerker overal bij en plan regelmatig contactmomenten in met het hele team.

Een goed begin

Is het halve werk. Het inwerkproces is ontzettend belangrijk, als deze namelijk goed wordt uitgevoerd is er minder kans op personeelsverloop. Een nieuwkomer inwerken is niet zomaar in één werkdag gedaan. Hier kunnen weken, zelfs maanden overheen gaan. Om extra support te bieden aan een nieuwe medewerker, kun je een collega aanwijzen als een soort ‘mentor’ of buddy. Dit kan een collega zijn in dezelfde functie. Deze persoon begeleidt diegene door het gehele inwerkproces heen. Ook kan er de periode voor het inwerkproces een handleiding over het bedrijf worden opgestuurd, zodat de nieuwe medewerker zich alvast kan inlezen. Het is belangrijk om te laten zien wie het bedrijf is. Denk hierbij aan de missie, visie, cultuur en kernwaarden. Maar ook wat er wordt verwacht van medewerkers, aangezien zij immers ambassadeurs van het bedrijf zijn.

Virtuele werkplek

Creëer een veilige, digitale werkomgeving en een goede ergonomisch werkomgeving. Zorg er van te voren voor dat de nieuwkomer alle essentiële materialen (zoals een laptop) ontvangt vóór de eerste werkdag. Laat deze ook alvast goed instellen door de IT-afdeling, denk aan bepaalde software, e-mailadres, documenten, netwerk, etc.

Als werkgever heb je de taak om geschikte technologische tools te faciliteren zodat collega’s met elkaar in contact blijven. Denk aan videobellen, een chatprogramma of een ander communicatieplatform. Zeker voor een nieuwkomer is het prettig om betrokken te worden bij alledaagse zaken. Als je een informele bedrijfscultuur hebt waarbij er vaak sociale activiteiten worden gepland, plan deze dan vooral ook virtueel in. Denk aan gezamenlijke lunches, vrijdagmiddag borrels, etc. De bedrijfscultuur is lastig te proeven wanneer er van huis wordt gewerkt. Zeker voor nieuwkomers die nog niet binnen de muren van het kantoor zijn geweest.

Stel taken en doelen op

Maak vanaf het begin af aan al duidelijk wat de verwachtingen zijn. Stel een taken- en doelenlijst op voor een compleet overzicht zodat de nieuwkomer deze altijd nog later op zijn of haar gemakje kan teruglezen. Ook eventuele targets kunnen hierin worden opgenomen. Vanwege de omstandigheden zou je kunnen overwegen om het inwerkproces in een langzamer tempo te laten rollen. Het kan in het begin nogal overweldigend zijn om zoveel informatie tot je te nemen, laat staan in een afgesloten ruimte vanaf huis. Laat de nieuwkomer daarom dan ook als eerst de doelen halen die prioriteit hebben. De overige doelen en targets komen dan later wel.

Probeer er al met al voor te zorgen dat de nieuwkomer dezelfde wijze van inwerken krijgt als iedere andere collega die wel volgens de ‘traditionele’ manier is ingewerkt.

De toekomst van het thuiswerken

Blijf als werkgever in contact met nieuwe medewerker en vraag om feedback betreft het virtuele inwerkproces. Wat gaat goed en wat kan beter? Op deze manier kun je het inwerken op afstand finetunen voor eventuele andere nieuwe collega’s. Het ziet er naar uit dat (gedeeltelijk) thuiswerken meer dan voorheen gaat voorkomen in de toekomst, waardoor je beter alvast gebruik kunt maken van de situatie door voorbereid te zijn. Daarnaast vereist leidinggeven op afstand, een andere aanpak dan op kantoor. Gelukkig kun je op jouw team bouwen dat alles goed gaat komen!