How to: leidinggeven op afstand?

Steeds meer mensen werken vanuit huis, zeker in het afgelopen halfjaar. Het ziet ernaar uit dat dit het komende jaar steeds meer de norm zal worden. Werken jij en je team ook (grotendeels) vanaf huis? Hoe verloopt de communicatie tot nu toe? Deze nieuwe manier van (samen)werken kan flink wat aanpassingen in de communicatie vereisen. Hoe kun je succesvol leidinggeven op afstand?

Leidinggeven op afstand

Waar je normaliter naar je medewerkers toe zou lopen, is dat met thuiswerken natuurlijk niet mogelijk. Wellicht dat er vragen door je hoofd gaan als; ‘waar houdt iedereen zich mee bezig?’, ‘wordt er wel genoeg samengewerkt?’ of ‘heeft iemand hulp nodig?’. Ondanks dat je ongetwijfeld je medewerkers vertrouwt, is het fijn om op de hoogte te blijven van alle zaken. Andersom is het ook van belang dat medewerkers vertrouwen houden (of krijgen) in jou. Als werkgever moet je dan ook direct op veranderingen en aanpassingen inspelen en oplossingen zoeken voor eventuele (communicatie)barrières. Dit geldt ook als je helemaal niet gewend bent aan het thuiswerken. Wees duidelijk tegenover werknemers en zorg voor een transparante communicatie. In onzekere tijden ben jij diegene die beslissingen neemt en wordt er naar jou gekeken voor oplossingen.

Situationeel leiderschap

Waar je normaal gesproken op kantoor van nature één of twee bepaalde leiderschapsstijl(en) hanteert, gaat dat met leidinggeven op afstand een beetje anders. De situatie, thuiswerken in dit geval, kan namelijk een bepalende factor zijn voor de leiderschapsstijl, ook wel situationeel leiderschap genoemd. Iedere werknemer is anders en heeft dan ook een andere aanpak van sturing nodig voor een optimaal werkresultaat. Ontwikkel je medewerkers tot ervaren en gemotiveerde werknemers, dit kan ook door leiddinggeven op afstand. Leer ze aan dat ze zelf moeten aangeven wanneer zij leiding nodig hebben en dat ze altijd om uw instructies kunnen vragen indien nodig. Begin de periode van het thuiswerken direct met duidelijke afspraken en doelen, zodat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Wees vooral flexibel en vraag eventueel feedback over jouw leiderschapsstijl.

Technologische communicatiemiddelen

Om goed te kunnen blijven communiceren en de eventuele (communicatie)barrières weg te nemen, zijn er genoeg oplossingen en middelen. Hiermee kun je (virtueel) communiceren en informatie blijven delen. Let er wel op dat er geen overload aan communicatiemiddelen wordt gebruikt, want niet elk middel is geschikt voor alles. Check van te voren alle mogelijkheden en gebruik deze alleen doelgericht. Het is belangrijk dat medewerkers zo goed mogelijk thuis kunnen werken en dat je ze hiervoor de juiste middelen verschaft. Bedenk je dus eerst hoe je team productief kan thuiswerken. Spreek ook af hoe er informatie wordt uitgewisseld, waar dit wordt opgeslagen en stel heldere werkafspraken op voor iedereen. Heb je de juiste middelen om leidinggeven op afstand tot een succes te maken?

Naast dat je medewerkers de juiste communicatiemiddelen krijgen, moet je zelf er ook voor zorgen dat jij beschikbaar en benaderbaar blijft voor telefoontjes en mailtjes.

Betrokkenheid en verbinding

Net als jij zijn jouw medewerkers waarschijnlijk gewend om met collega’s op kantoor te zitten. Dan is het makkelijk om snel even te overleggen of om advies te vragen. Met thuiswerken is dit anders en hebben zij hooguit een partner, kind of dier ter gezelschap. Houd dit dan ook in gedachten en neem wat vaker contact op met medewerkers. Wellicht hebben bepaalde (nieuwe) medewerkers meer steun nodig, maar vinden zij het een drempel om je om hulp te vragen (zie alinea ‘situationeel leiderschap’). Bel je werknemers regelmatig op voor één-op-één gesprekken.

Niet alleen voor werkgerelateerde zaken, maar ook naar zaken buiten het werk om. Stel je empathisch op en toon begrip voor de thuiswerk situatie.

Andersom is transparantie naar medewerkers ook ontzettend belangrijk. Laat medewerkers weten wat er speelt, wat de resultaten zijn en hoe het bedrijf ervoor staat.

Socialiteit

Hoe gewoon is het om even een sociaal praatje te houden bij het koffiezetapparaat met uw medewerkers? Bij thuiswerken gaat dit niet zomaar vanzelf, dit moet vooral vanuit jou komen. Houd daarom sociale activiteiten zoals een (virtuele) vrijmibo of een koffiekwartiertje! Het is natuurlijk niet hetzelfde als elkaar face-to-face zien, maar het is goed om elkaar zo af en toe even te videobellen. Jullie moeten er als team samen wat van maken. Ook kun je zo af en toe je team op de hoogte houden van zaken die spelen, door middel van een wekelijkse videocall.