How to: inwerken op afstand?

Dat is lekker, heb je een nieuwe werknemer aangenomen, voeren ze net nu de thuiswerkmaatregelen in! Het aannemen en inwerken van nieuwe personeelsleden op afstand kan zo zijn uitdagingen met zich meebrengen. Hoe kun je nu nieuwe medewerkers volledig virtueel inwerken zodat zij vanaf huis zelfstandig aan de slag kunnen? Je bent niet de enige die met dit probleem kampt, vele bedrijven zijn je al voorgegaan. Gebruik deze tips om het inwerken op afstand tot een succes te maken!

Eerste indruk

Een eerste indruk is vaak blijvend en eenmalig. Waarbij deze eerste indruk meestal tijdens een introductiedag gebeurt, is dit met thuiswerken lastig. Begin eerst met een virtueel voorstelrondje, zodat alle collega’s zich kunnen voorstellen aan de nieuwe werknemer. Indien jouw bedrijf veel medewerkers heeft, kan dit worden verspreid over een aantal weken. Socialiteit en collegialiteit tussen collega’s is namelijk ontzettend fijn. Het kan het plezier in de baan vergroten, maar de communicatie kan ook worden verhoogd. Normaliter komen medewerkers elkaar tegen op de werkvloer waarbij zij vaak kleine communicatiemomentjes hebben. Of dit nu werk gerelateerd is of small talk, het is een sociaal contactmoment. Voor nieuwe medewerkers geldt dit niet, waardoor hij of zij op sociaal gebied een achterstand hebben. Betrek een nieuwe medewerker overal bij en plan regelmatig contactmomenten in met het hele team.

Een goed begin

Is het halve werk. Het inwerkproces is ontzettend belangrijk, als deze namelijk goed wordt uitgevoerd is er minder kans op personeelsverloop. Een nieuwkomer inwerken is niet zomaar in één werkdag gedaan. Hier kunnen weken, zelfs maanden overheen gaan. Om extra support te bieden aan een nieuwe medewerker, kun je een collega aanwijzen als een soort ‘mentor’ of buddy. Dit kan een collega zijn in dezelfde functie. Deze persoon begeleidt diegene door het gehele inwerkproces heen. Ook kan er de periode voor het inwerkproces een handleiding over het bedrijf worden opgestuurd, zodat de nieuwe medewerker zich alvast kan inlezen. Het is belangrijk om te laten zien wie het bedrijf is. Denk hierbij aan de missie, visie, cultuur en kernwaarden. Maar ook wat er wordt verwacht van medewerkers, aangezien zij immers ambassadeurs van het bedrijf zijn.

Virtuele werkplek

Creëer een veilige, digitale werkomgeving en een goede ergonomisch werkomgeving. Zorg er van te voren voor dat de nieuwkomer alle essentiële materialen (zoals een laptop) ontvangt vóór de eerste werkdag. Laat deze ook alvast goed instellen door de IT-afdeling, denk aan bepaalde software, e-mailadres, documenten, netwerk, etc.

Als werkgever heb je de taak om geschikte technologische tools te faciliteren zodat collega’s met elkaar in contact blijven. Denk aan videobellen, een chatprogramma of een ander communicatieplatform. Zeker voor een nieuwkomer is het prettig om betrokken te worden bij alledaagse zaken. Als je een informele bedrijfscultuur hebt waarbij er vaak sociale activiteiten worden gepland, plan deze dan vooral ook virtueel in. Denk aan gezamenlijke lunches, vrijdagmiddag borrels, etc. De bedrijfscultuur is lastig te proeven wanneer er van huis wordt gewerkt. Zeker voor nieuwkomers die nog niet binnen de muren van het kantoor zijn geweest.

Stel taken en doelen op

Maak vanaf het begin af aan al duidelijk wat de verwachtingen zijn. Stel een taken- en doelenlijst op voor een compleet overzicht zodat de nieuwkomer deze altijd nog later op zijn of haar gemakje kan teruglezen. Ook eventuele targets kunnen hierin worden opgenomen. Vanwege de omstandigheden zou je kunnen overwegen om het inwerkproces in een langzamer tempo te laten rollen. Het kan in het begin nogal overweldigend zijn om zoveel informatie tot je te nemen, laat staan in een afgesloten ruimte vanaf huis. Laat de nieuwkomer daarom dan ook als eerst de doelen halen die prioriteit hebben. De overige doelen en targets komen dan later wel.

Probeer er al met al voor te zorgen dat de nieuwkomer dezelfde wijze van inwerken krijgt als iedere andere collega die wel volgens de ‘traditionele’ manier is ingewerkt.

De toekomst van het thuiswerken

Hoe creëer je een productieve werkomgeving?

De werkomgeving in je bedrijf kan een grote invloed hebben op de productiviteit en gezondheid van jouw werknemers. Daarnaast heeft die productiviteit en gezondheid van de medewerkers een positief effect op jouw bedrijf, want productiviteit verhoogt de omzet. Het is dan ook van belang een productieve werkomgeving te realiseren om werknemers te stimuleren zo efficiënt mogelijk te werken. Check hier onze tips voor een productieve werkomgeving!

1. Groen om je heen

Het is bewezen dat groen om je heen je 15% productiever maakt en hierdoor dus een positief effect heeft op de prestaties van uw werknemers. Planten filteren de lucht in het kantoor en hebben dus een schone en gezonde werking. De frisse zuurstof in het kantoor zorgt voor een hoger concentratievermogen en dus een productieve werkomgeving. Ook verlagen planten ook nog eens het stresslevel. Daarnaast staat het gewoon hartstikke leuk in het interieur. Helemaal als je verschillende soorten planten in diverse maten neemt. Deze kunnen worden geplant om het interieur wat op te fleuren. Over het interieur gesproken…

2. Interieur

Niemand wordt blij van een saai en grijs kantoor. Zet bureaus indien mogelijk naast het raam of plaats grotere ramen zodat er natuurlijk daglicht naar binnen kan vallen. Zorg voor modern, maar comfortabel meubilair. Je personeel is vaker aanwezig op kantoor dan thuis, waardoor comfort een belangrijk punt is. Het meubilair moet ook inspirerend zijn om als productieve werkomgeving te fungeren. Plaats her en der wat loungebanken en stoelen, zodat er ook ‘gechild’ kan worden. Probeer hierin balans te vinden tussen stijl en comfort.

De keuze van de kleur voor het kantoor kan ook erg bepalend zijn voor de sfeer en inspiratie. Lichte tinten laten het kantoor optisch groter lijken en ogen rustig, terwijl een vrolijke kleur de ruimte weer opfleurt en inspireert. Afhankelijk van het soort werkruimte zou je dus de kleur kunnen bepalen. Ook kun je een aantal mooie kunstwerken ophangen voor de creativiteit en inspiratie.

3. Klimaatbeheersing

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je personeel met klapperende tanden achter het bureau zit. Of juist het tegenovergestelde, dat ze in strandkleding op kantoor verschijnen. Het klimaatbeheer wordt vaak onderschat, terwijl een juiste temperatuur en een goede luchtkwaliteit in het kantoor van groot belang is. Door te zorgen voor een optimaal werkklimaat, verhoog je hiermee de productiviteit van je werknemers. Daarnaast gaat een goede ventilatie gezondheidsklachten tegen zoals hoofdpijn. Indien het niet mogelijk is om een klimaatregeling te laten installeren, kun je ook denken aan ramen die op kiepstand kunnen. Voor de temperatuur kun je zonwering laten plaatsen om de hete zon tegen te houden. In de wintermaanden is vloerverwarming ideaal.

4. Werkplekken

De werkplek is een essentiële factor voor de productiviteit van werknemers. Met name bij concentratie-gerichte onderdelen waarbij er (individueel) gefocust moet worden. Daarnaast dient er ook ruimte te zijn voor samenwerking en brainstormsessies. Kortom, creëer meerdere werkruimtes waarbij er zowel individueel als in groepen kan worden gewerkt. En uiteraard niet te vergeten; waar de vrijmibo kan worden gehouden zonder de harde werkers te storen! Nu hoef je niet meteen het hele kantoor te verbouwen, maar een aantal aanpassingen zijn al voldoende. Is dat niet mogelijk? Overeeg dan flexwerken en hoe je dit kunt toepassen. Flexwerken, ook wel Het Nieuwe Werken genoemd, is een manier van werken waarbij werknemers zelf kunnen indelen waar en wanneer zij willen werken. Zo kunnen ze zelf kiezen op welke locatie en op welk tijdstip zij willen werken. Zij weten immers zelf wanneer ze het meest efficiënt en productief zijn.

5. Overige faciliteiten

Goede koffie is voor de meeste werknemers een essentieel onderdeel voor productiviteit. Dit is brandstof waarmee zij de dag kunnen doorkomen. Nu klinkt dit wel een beetje dramatisch, maar veel werknemers worden gelukkig van goede koffie. Een andere eis voor werknemers kan zijn, dat zij de mogelijkheid willen hebben om te kunnen sporten. Wellicht ken je het zelf ook wel, dat je ’s avonds thuiskomt en helemaal geen zin meer hebt om te sporten. Hoe fijn is het dan als er de mogelijk is om direct uit werk naar de sportschool te kunnen gaan? Geen excuses meer! Daarnaast is sporten een uitstekende manier voor je werknemers om stress te kunnen ontladen van de werkdag. Over gezond bezig zijn gesproken, een gezonde lunch kan ook niet ontbreken op kantoor. Gezond en gevarieerd eten zorgt ervoor dat iedereen energiek en gezond blijft.

6. Goedwerkende technologie

Er is bijna niets irritanter dan slechte WiFi of software die steeds vastloopt, waardoor de ICT afdeling weer moet worden gebeld. Met de huidige technologische ontwikkelingen, moet je als werkgever wel een beetje bij de tijd blijven en moderne software gebruiken die het werknemers mogelijk maakt om efficiënt te werken. Heb je personeel dat thuiswerkt? Dan is deze technologie al helemaal nodig om op afstand te kunnen blijven samenwerken. Om deze reden ben je al helemaal in uw voordeel als je tip nummer 4 opvolgt, het aanbieden van flexplekken! Als elk personeelslid een laptop heeft, kan diegene gaan en staan waar hij of zij wilt. Daarnaast trek je met nieuwere technologie ook nieuwere doelgroepen aan. Met goedwerkende technologie bevorder je de productiviteit enorm! Ben jij op de hoogte van de nieuwste technologie en (digitale) tools?

Extra tip